Einrichtung eines Büros für Heimarbeit – Einschätzung deines IT-Bedarfs

Es gibt Leute, die sagen, dass du für dein Heimbüro nur einen Tisch, einen Stuhl und ein Telefon sowie Schreibzeug und einen Taschenrechner brauchst. Das mag am Anfang stimmen – je nachdem, um welche Art von Geschäft es sich handelt und was du verkaufst – aber (hoffentlich!) werden deine Bedürfnisse mit dem Geschäft wachsen.

Wenn du zum Beispiel im Rahmen deiner Selbstständigkeit Recherchen für Dritte durchführst, sind die örtlichen Bibliotheken, Universitäten und Hochschulen sowie die Ämter der Landes- und Bezirksregierungen wichtige Anlaufstellen, die du möglicherweise brauchst.

Da jedoch immer mehr Informationen online zur Verfügung gestellt werden, kannst du eine Menge Reisekosten sparen, indem du die Informationen im Internet abrufst oder dich zumindest vergewisserst, dass die gesuchten Informationen dort vorhanden sind und die Reise gerechtfertigt ist. (Du könntest auch anrufen und nachfragen, aber dann verbringst du wahrscheinlich viel Zeit damit, dich durch Menüs zu wühlen und zu versuchen, die Person zu erreichen, mit der du sprechen möchtest).

Im Grunde geht es bei der Informationstechnologie um zwei Dinge: (A) Zeitersparnis und (B) einen sicheren Zugang zu Daten.

Einschätzung deiner I.T.-Bedürfnisse

Es gibt bestimmte Anforderungen, die für jedes Heimbüro gelten, unabhängig davon, welche Produkte oder Dienstleistungen es anbietet. Jedes Büro braucht mindestens Folgendes:

Einen Schreibtisch und einen bequemen Stuhl

Mindestens ein großes Bücher- oder Regalregal

Ein Tisch

Ein Telefon

Ein Computer und ein guter Monitor

Einen Drucker, Kopierer und ein FAX-Gerät

Schauen wir uns diese Geräte nacheinander an:

Schreibtisch und Stuhl

An diesem Ort wirst du viel Zeit verbringen, und wenn du ihn nicht mit Bedacht wählst, wirst du Schmerzen an Stellen bekommen, von denen du gar nicht wusstest, dass sie existieren. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht viel mit deiner IT-Ausrüstung zu tun hat, so hat sie doch alles mit deiner langfristigen chiropraktischen Gesundheit zu tun – und ohne diese hilft dir die beste IT- und Elektronikausrüstung der Welt nicht weiter.

Auf der nächsten Seite siehst du drei Aufstellungen. Kannst du erkennen, welche davon ergonomisch richtig ist?

Wähle den Stuhl, bei dem die Oberschenkel fast gerade nach vorne zeigen, die Handgelenke leicht angewinkelt sind und sowohl die Handgelenke als auch der Lendenbereich für den Rücken gestützt werden. Außerdem befindet sich der Kopf auf der optimalen Höhe, um den Monitor zu beobachten. Besorg dir keinen Stuhl, bei dem die Höhe des Monitors dich dazu zwingt, deinen Kopf und/oder Nacken zu beugen – was du in ein paar Stunden spüren wirst.

Du kannst viele Dinge für dein Büro aus zweiter Hand und „billig“ kaufen – aber knausere nicht bei der Einrichtung von Schreibtisch und Stuhl. Geh in ein Geschäft, das auf Büromöbel spezialisiert ist, und probiere mehrere aus, bis du etwas findest, das dir gefällt.

Bücherschrank/Regale

Du kannst wahrscheinlich mit einem kleinen Regal anfangen, aber die Chancen stehen gut, dass dein Bedarf an Stauraum im Laufe der Jahre erheblich steigen wird. Es mag verlockend sein, sich für ein leichteres Modell zu entscheiden, damit du es leichter bewegen kannst. Wenn dein Heimbüro erfolgreich ist, werden diese Regale jedoch bald unter dem Gewicht von Nachschlagewerken, Büchern und vielem mehr ächzen.

Für den Fall, dass die Mobilität ein Problem ist, gibt es Modelle mit Rollen – oder du kannst sie vor dem Befüllen der Regale anbringen. Achte nur darauf, dass die Regalböden und die Rollen ausreichend belastbar sind; rechne mit etwa 100 lbs. pro Regalboden.

Noch ein Wort zu den Büroartikeln für dein Heimbüro (einschließlich Schreib- und Computerzubehör): Regale sind ebenfalls ein großartiger Aufbewahrungsort für diese Artikel. Achte nur darauf, dass sie in kleinen Kisten geordnet sind, und lagere sie in den obersten Regalen, da sie leichter sind.

Tisch

Ein Tisch – neben deinem Schreibtisch – ist ein unendlich nützlicher Ort für Brainstorming-Sitzungen (allein oder mit anderen), Treffen mit Kunden, Arbeitsessen oder für alle Arbeiten, bei denen du mit Stift und Papier arbeitest und nicht am Computer (der wahrscheinlich ohnehin den Großteil deines Schreibtischs einnimmt).

Eine Warnung: Es besteht die Gefahr, dass der Tisch zu einem „Sammelbecken“ für Bücher, wichtige Papiere und mehr wird. Widerstehe dieser Versuchung, indem du sicherstellst, dass (A) dein Schreibtisch über genügend Schubladen verfügt, (B) du einen ordentlichen Aktenschrank hast und (C) du genügend Regalplatz hast (und du es dir zur Gewohnheit gemacht hast, ihn zu nutzen).

Telefon (und Telefonanlage)

Das solltest du bedenken. Wenn du mit freien Händen telefonieren willst, brauchst du entweder (A) ein Headset oder (B) eine Freisprecheinrichtung oder (C) beides. Beides bietet dir mehr Flexibilität, denn du kannst sowohl ein privates Gespräch als auch eine Konferenz mit dir selbst, deinem Gesprächspartner und den Personen, die mit dir im Büro sind, führen.

Weitere Elemente dieses Systems sind Anrufbeantworter, Nachrichtenweiterleitung und Paging. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, dieses System einzurichten.

Die einfachste und kostengünstigste ist es, einen Anrufbeantworter zu haben (und darauf zu achten, dass der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann, die länger als 30 Sekunden dauert – sonst hast du eine Menge abgekürzter und unfertiger Nachrichten) und in der Ansage eine Handynummer anzugeben. Auf diese Weise können dich deine Kunden immer erreichen, wenn es wichtig genug ist, und du sparst dir die Kosten für einen Paging- oder Messaging-Dienst.

Wenn du unterwegs mit deinem Handy telefonieren willst, ist eine Freisprecheinrichtung absolut notwendig. Viele Autounfälle werden durch das Telefonieren mit dem Handy während der Fahrt verursacht, und viele Bundesstaaten gehen gegen diese Praxis vor und verhängen hohe Geldstrafen.

Solche „Freisprecheinrichtungen“ sind in vielen Elektronik- und sogar Automobilgeschäften erhältlich. Die besten Geräte kosten nicht mehr als 150 US-Dollar, und es gibt viele (von unterschiedlicher Qualität), die weniger kosten als das.

Ein weiterer Punkt, über den du nachdenken solltest, ist die Frage, ob du eine zweite Telefonleitung haben möchtest oder nicht. Wenn du Teenager hast, ist das praktisch eine Notwendigkeit. Es gibt inzwischen zahlreiche Unternehmen, die deinem Unternehmen eine gebührenfreie Telefonnummer zur Verfügung stellen können. In der Regel zahlst du eine monatliche Gebühr zwischen 9,95 $ und über 80 $, je nachdem, welche Funktionen du wählst, sowie einen Minutenpreis, der zwischen 0,02 und 0,08 Cent variieren kann.

Viele Unternehmen bieten eine bestimmte Anzahl von „Freiminuten“ an (d.h. Minuten, die in der monatlichen Gebühr enthalten sind), bevor du für zusätzliche Minuten bezahlen musst. Wie bei allen anderen Diensten und Tools lohnt es sich, sich umzuschauen.

Computer und Monitor

Das ist das Herz und die Seele deines Betriebs. Du wirst viel Zeit mit diesem Gerät verbringen – das wahrscheinlich schon in zwei Jahren veraltet sein wird. Aus diesem Grund macht es keinen Sinn, viel Geld für das neueste und beste Modell auszugeben. Das Spitzenmodell des letzten Jahres wird gut funktionieren, und du sparst eine Menge Geld, wenn du dich für dieses Modell entscheidest. Im Sommer 2006 kaufte dieser Autor einen ein Jahr alten Dell Dimension mit einem Intel Pentium 4 Prozessor mit 3,2 GHz, Ethernet, 3 GB Arbeitsspeicher, einer modernen ATI-Grafikkarte und einer 160-GB-Festplatte von einer Privatperson für 750 US-Dollar, einschließlich 17-Zoll-Monitor und Tastatur. Das ist etwa die Hälfte dessen, was er neu gekostet hat. Er eignet sich für High-End-3D-Grafik und Rendering, führt grafikintensive 3D-Spiele mit einer guten Auflösung aus und ermöglicht eine zufriedenstellende Videobearbeitung im mittleren Leistungsbereich (das Buch, das du gerade liest, wurde auf demselben Rechner geschrieben und veröffentlicht). Die Chancen stehen gut, dass ein ähnlicher Computer 95 % der Kleinunternehmen über mehrere Jahre hinweg gute Dienste leisten wird.

Der Kauf eines gebrauchten Computers birgt natürlich auch Risiken. Du weißt nicht, ob er durch eine Firewall geschützt ist (dazu später mehr), welche Viren auf ihm lauern könnten und wie gut er gewartet wurde. 98% aller Computerprobleme hängen mit der Software zusammen, aber wenn du nicht weißt, was du tust, wirst du viel Frust und Ausfallzeiten erleben. Wenn du einen gebrauchten Computer kaufst, solltest du sicherstellen, dass du dich mit Computern auskennst, oder einen Freund mitbringen, der sich damit auskennt. Das beste Mittel gegen die meisten Computerprobleme ist natürlich die Vorbeugung, deshalb werden wir uns später mit der Pflege deines Computers befassen.

Wenn du dich jedoch für einen brandneuen Computer entscheidest, ist es am besten, wenn du ihn für deine Bedürfnisse konfigurieren lässt.

Dieses in den USA ansässige Unternehmen setzt gewerkschaftlich organisierte, US-amerikanische Arbeitskräfte für die Montage seiner Produkte ein. Die Preise sind sehr konkurrenzfähig mit denen der großen Hersteller, die ihre Produkte in Fabriken in Asien fertigen lassen. Du kannst einen neuen Computer mit einem Intel Pentium 4 3 Ghz Prozessor, 512 MB DDR RAM, einer 80 GB Festplatte, einem 52X CD-RW/DVD Combo-Laufwerk mit installiertem Windows XP Pro Betriebssystem für $1018 kaufen, inklusive einer optischen Maus, einer verbesserten Tastatur und Stereolautsprechern. Das sind fast 70 Dollar weniger als der günstigste, in Übersee hergestellte Marken-PC, der weder Maus, Tastatur noch Lautsprecher enthält. Union Built PC bietet eine einjährige Garantie auf seine Computer und hat zusätzliche Produkte und unternehmensbezogene Dienstleistungen im Angebot. Der Grundpreis der Rechner beginnt bei 825 US-Dollar. Auf der Website gibt es einen „Assistenten“, mit dem du Upgrades hinzufügen und den Preisunterschied in Echtzeit sehen kannst.

Zu den Monitoren: Der heutige Standard ist ein 19-Zoll-Flachbildschirm. Alles, was kleiner ist, ermüdet die Augen, wenn es ständig benutzt wird. Leider steigen die Preise für LCD-Bildschirme mit jedem Zoll drastisch an. Das ist die schlechte Nachricht.

Die gute Nachricht ist, dass die Preise für Monitore, wie bei allen Technologien, stark gesunken sind. Auf Auktions-Websites werden 22-Zoll-LCD-Monitore für weniger als 350 US-Dollar und 19-Zoll-Monitore für etwas mehr als die Hälfte davon angeboten. Wir raten dir, den größten Monitor zu wählen, den du dir leisten kannst – deine Augen werden es dir danken.

Drucker, Kopierer, FAX-Gerät

Heute kannst du ein Gerät kaufen, das all diese Funktionen erfüllt. Ein Drucker-Kopierer-Faxgerät, auch „All-in-One-Gerät“ genannt, kostet neu etwa 150 US-Dollar. Wenn du dich entscheidest, ein gebrauchtes Gerät zu kaufen, kannst du ein perfekt funktionierendes Gerät für nur 20 Dollar finden (mehr dazu später).

Es sei darauf hingewiesen, dass die Kopierfunktion dieser preisgünstigen All-in-One-Geräte für leichte Aufgaben gedacht ist. Wenn du vorhast, regelmäßig eine große Anzahl von Kopien anzufertigen, bist du mit einem größeren und robusteren Gerät besser bedient. Das PC Magazine und Consumer Reports bieten in der Regel gute, zuverlässige und unabhängige Testberichte über die verschiedenen Marken und Geräte, die du kaufen kannst, damit du eine fundierte Entscheidung treffen kannst.

Andere I.T.-Optionen

Wie bereits erwähnt, haben Laptops den Vorteil, dass sie tragbar sind. Wenn du aber nicht vorhast, viel unterwegs zu sein, sind sie wahrscheinlich nicht die beste Wahl.

Wenn du im Außendienst Informationen sammeln, speichern und sogar übertragen musst, ist ein Personal Digital Assistant – besser bekannt als „PDA“ – eine äußerst wirtschaftliche Wahl. Aufgrund seiner Größe sind seine Möglichkeiten zwar begrenzt, aber für den Preis (zwischen 25 und 150 US-Dollar) ist er eine hervorragende Ergänzung zu deinem PC (wenn auch kein Ersatz) und kann zum Übertragen von Informationen an deinen Hauptrechner im Büro verwendet werden. Auf PDAs gehen wir in einem späteren Abschnitt näher ein.

Wenn es darum geht, in Kontakt zu bleiben, ist die Lösung mit Anrufbeantworter und Handy definitiv die einfachste. Der Nachteil eines Mobiltelefons ist, dass es nicht immer eine kostengünstige Lösung ist. Es gibt jedoch Hunderte von Unternehmen, die buchstäblich Tausende von verschiedenen Tarifen zu Preisen zwischen 30 und 250 US-Dollar pro Monat anbieten. Viele Tarife beinhalten Freiminuten, viele aber auch nicht. Auch die „Roaming“-Gebühren – der Preis, der dir für Gesprächszeit außerhalb deines Netzes berechnet wird – können sich summieren. Anders als bei einem Festnetzanschluss werden Mobilfunknutzer/innen bei jedem Gespräch belastet, egal ob es sich um einen eingehenden oder ausgehenden Anruf handelt.

Nur mit Sorgfalt und einem gründlichen Vergleich kannst du herausfinden, welcher Handytarif für dein Unternehmen am besten geeignet ist.

Ein Anrufbeantworter ist zwar teuer (Tarife beginnen bei etwa 40 US-Dollar pro Monat), kann aber eine gute Investition in die Kundenbeziehungen sein. Mit Maschinen und mechanischen Stimmen sprechen zu müssen, während man sich durch Menüs wühlt, ist für viele Menschen zunehmend uninteressant. Mindestens zwei Marketingstudien haben gezeigt, dass 30-35% mehr Kunden/Klienten eine Nachricht für eine lebende Person hinterlassen als für einen Anrufbeantworter oder eine Mailbox.3

All diese Glocken und Pfeifen – brauchst du sie wirklich?

Was die Hardware angeht: Auch hier hängt es stark von der Art des Geschäfts ab. Wenn du High-End-Videobearbeitung oder grafikintensives Desktop-Publishing betreibst, solltest du dir auf jeden Fall die beste Grafikkarte zulegen, die du dir leisten kannst. Eine Grafikkarte ist eine Art Co-Prozessor für den Hauptprozessor deines Computers und übernimmt die meisten der mathematischen Berechnungen, die für die Darstellung von Bildern erforderlich sind. Die drei bekanntesten Marken – ATI Radeon, GeForce und Nvidia – bieten Hunderte von verschiedenen Karten an, deren Preise von 30 bis zu 750 US-Dollar reichen. Der Preis steigt mit der Menge des auf der Karte installierten Videospeichers. Mehr Videospeicher (RAM) bedeutet eine bessere Videoqualität.

Das Gleiche gilt auch für Audiokarten. Wenn du in deinem Beruf Tondateien verarbeitest, brauchst du die beste Karte, die du dir leisten kannst. Glücklicherweise sind Audiokarten weniger teuer als Videokarten.

Apropos RAM – das ist der Hauptspeicher, der von der Zentraleinheit (CPU) deines Computers genutzt wird – mehr ist besser. Egal, wofür du deinen Computer verwendest, mit mehr Arbeitsspeicher läuft dein Computer schneller und es können mehr Anwendungen gleichzeitig geöffnet werden. Der Hauptspeicher wird entweder SD RAM oder DD RAM genannt und ist wie dein Prozessor in verschiedenen Geschwindigkeiten erhältlich.

RAM-Module müssen in der Regel paarweise eingebaut werden und werden als solche gekauft – wenn dein Computer also bereits 512 MB RAM hat und du auf insgesamt 1 GB aufrüsten willst, musst du zwei 256 MB RAM-Module kaufen. All das hängt davon ab, wie viele Steckplätze die Hauptplatine deines Computers hat. Die meisten haben heute mindestens vier und können bis zu 4 GB RAM aufnehmen (das sind zwei Paare von 1 GB Speichermodulen). Leider kann das Betriebssystem, das heute auf den meisten Geschäftscomputern verwendet wird – Windows XP – nicht mehr als 3 GB aufnehmen. Das kommende Windows Vista Betriebssystem könnte dieses Problem jedoch lösen.

Auf jeden Fall ist Arbeitsspeicher heute recht preiswert, vor allem im Vergleich zu den Preisen Anfang und Mitte der 1990er Jahre. Im Jahr 1992 hättest du vielleicht 400 Dollar pro Megabyte gezahlt und es als ein gutes Geschäft angesehen. Heute sind die Preise für Arbeitsspeicher auf etwa 100 Dollar pro Gigabyte gesunken – das sind nur noch 0,4 % des Preises von vor fünfzehn Jahren. Unabhängig davon, welche Software du verwendest, solltest du immer so viel Arbeitsspeicher installieren, wie du dir leisten kannst. Achte beim Kauf von Arbeitsspeicher darauf, dass er mit deinem System kompatibel ist und dass alle Module die gleiche Taktfrequenz haben.

Die meisten der „Extras“, die den „Schnickschnack“ eines Computersystems ausmachen, bestehen aus Software, die du nicht wirklich brauchst. Sie nehmen zwar Platz auf deiner Festplatte weg und erfüllen vielleicht einen begrenzten Funktions- oder Unterhaltungszweck, aber wenn es sich um Anwendungen handelt, die du nicht sehr oft benutzt, solltest du sie am besten loswerden. Wenn du nicht weißt, welche Programme nur „Platz wegnehmen“, gibt es eine einfache Möglichkeit, das herauszufinden.

In Windows XP zum Beispiel klickst du unten links auf „Start“, dann auf „Systemsteuerung“ und „Programme hinzufügen oder entfernen“. Andere Systeme haben ähnliche Befehle. Wenn du den Namen eines Programms markierst, siehst du, wann das Programm zuletzt benutzt wurde und ob es selten, gelegentlich oder häufig benutzt wird. Du hast dann die Möglichkeit, es zu entfernen, indem du auf die Schaltfläche „Ändern/Entfernen“ klickst.

Um ein Programm in Mac OS X zu deinstallieren, ziehst du es einfach in den „Papierkorb“. Dabei bleiben zwar einige zugehörige Dateien der Anwendung im Cache und im System zurück, aber aufgrund der Unix-basierten Architektur von OS X beeinträchtigen diese den Betrieb deines Computers in keiner Weise. Du hast die Möglichkeit, sie manuell zu entfernen, wenn du möchtest.

Es billig bekommen

Wir haben bereits erwähnt, dass es am besten ist, die Ausrüstung des letzten Jahres zu verwenden. Die besten Orte, um diese Ausrüstung zu einem niedrigen Preis zu bekommen, sind (A) Zeitungskleinanzeigen, (B) Online-Kleinanzeigen und (C) Internet-Auktionsseiten.

Wenn du mit potenziellen Verkäufern und Verkäuferinnen in Internet-Kleinanzeigen zu tun hast, solltest du dich am besten mit jemandem vor Ort treffen, mit dem du persönlich sprechen kannst. Wenn du dich nicht oder nur wenig mit Computern auskennst, nimm jemanden mit, der sich auskennt und sich das System ansehen und einige Diagnoseroutinen durchführen kann. Ansonsten ist es besser, ein neues System zu kaufen.

Seriöse Online-Auktionen sind eine weitere Möglichkeit. Websites wie eBay und Ubid haben Verfahren eingeführt, die beide Parteien bei einer Transaktion schützen. Wenn du ein gebrauchtes System kaufst, ist es wichtig, dass du dir die Bewertung des Verkäufers ansiehst. Wenn ein eBay-Verkäufer eine Bewertung von 100 oder mehr Punkten hat und diese zu 99,5 % positiv ausfällt, stehen die Chancen gut, dass du dein Geld wert bist und dass der Verkäufer hinter seinem Produkt steht. Wenn du Pay-Pal nutzt, bist du außerdem bei Einkäufen bis zu 10.000 US-Dollar geschützt – allerdings ist das Verfahren langwierig und es kann einige Zeit dauern, bis du dein Geld zurückbekommst.

Peripheriegeräte wie z. B. Drucker tauchen immer häufiger in den Regalen von Second-Hand-Läden wie Goodwill und Value Village auf. In seriösen Second-Hand-Läden kannst du das Gerät vor dem Kauf testen. Wenn es dann nicht funktioniert, kannst du es gegen eine Gutschrift zurückgeben.

Wir befürworten den Kauf von gebrauchten Computergeräten aus zwei Gründen: (A) Elektronikmüll – von dem ein Großteil hochgiftig ist – ist zu einem großen Umweltproblem geworden.

Der Kauf von gebrauchten Geräten reduziert den Ressourcenverbrauch und verhindert, dass dieser Abfall auf Mülldeponien landet. (B) Wenn du gebrauchte Geräte kaufst, bleibt das Geld in der Gemeinde (oder zumindest im Land) und – im Falle vieler Second-Hand-Läden – wird ein Beitrag zu wohltätigen Zwecken geleistet. Wenn du ein maßgeschneidertes System von Union Built PCs kaufst, lässt du Geld in der US-Wirtschaft und unterstützt die heimische Industrie. Die Unterstützung deiner Gemeinde und deines Landes ist immer eine hervorragende Investition in dein eigenes Unternehmen, die sich in der Zukunft auszahlen wird.

Wenn du veraltete elektronische Geräte hast und nicht weißt, was du damit machen sollst, schau mal bei http://www.FreeGeek.org Free Geek ist eine gemeinnützige Organisation, die sich für die Reduzierung, Wiederverwendung und das Recycling von Elektronikschrott einsetzt. Die Organisation hat ihren Sitz in Portland, Oregon, betreibt aber auch Zentren in Olympia, Washington, Missoula, Montana und Columbus, Ohio. Dort findest du wertvolle Informationen darüber, wie du veraltete Geräte, für die du keine Verwendung mehr hast, optimal nutzen kannst.

Die Home Business Association ist eine internationale Vereinigung von Unternehmern im Bereich des Heimgewerbes und eine unglaubliche Ressource unter homebusinessit.com



Source by Leon Edward

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